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DISEÑO Y FACILITACIÓN DE EVENTOS: CÓMO ABRIR CANALES PARA VINCULARNOS DE FORMA GENUINA

Updated: Sep 12

Acompañamos a Sistema B en la creación y facilitación de su celebración del Día B en Argentina, del que participaron más de 100 organizaciones de diferentes sectores vinculados a temas ambientales


Sorprende ver cuán frecuentemente los eventos se planifican hasta el último detalle sin tener en cuenta el secreto de todo acontecimiento exitoso: que las personas que participan se sientan a gusto y se enriquezcan verdaderamente con esa experiencia. Agendas apretadas, conferencias exageradamente extensas o pocos espacios de diálogo y reflexión son algunas de las características habituales que creemos que todo evento debería tratar de evitar.



El enfoque que ofrece el diseño de eventos desde una perspectiva ágil busca romper con esta lógica poco participativa en la que caen la mayoría de estos eventos y pretende generar experiencias transformadoras que aprovechen los aportes subjetivos y únicos que cada persona que elige participar de esos espacios tiene para ofrecer.


CONTEXTO:


Sistema B es una organización que se propone generar un cambio en la economía, certificando y promoviendo empresas que incluyan dentro de sus objetivos el bienestar de las personas, las sociedades y la Tierra. El objetivo de estas empresas no es ya un lucro ciego, sino que buscan crecer al mismo tiempo que producen un triple impacto positivo en su entorno.


Ya existe una comunidad de aproximadamente 350 empresas B en América Latina y, afortunadamente, estos números siguen creciendo. El 31 de octubre se celebra el Día B en Argentina y, en el 2018, tuvimos la oportunidad de trabajar junto a esta organización para diseñar un evento distinto y a la altura de los ideales B. Nuestro rol fue el de aportar una mirada de diseño durante la planificación del evento y luego, facilitar ciertas dinámicas durante el evento mismo. Sistema B buscaba un formato distinto para su evento, con mayor participación de cada asistente y con dinámicas de grupo. No pretendían exhibir un sinfín de exposiciones de especialistas. Todo lo contrario: querían demostrar que lo que mantiene vivo al Sistema B es la comunidad que lo conforma y retroalimenta. En tanto agente de cambio, esta comunidad tiene mucho para ofrecer y otro tanto para aprender de sí misma.


El equipo de Sistema B quería centrarse en este gran valor y, ¿qué mejor que convocar a toda la comunidad a compartir un día en un espacio distinto y con actividades movilizadoras?


LA PLANIFICACIÓN: TRADUCIENDO OBJETIVOS CLAROS EN TIEMPOS GENEROSOS:


Cada bloque en la agenda de un evento tiene un fin diferenciado y es necesario encontrar el punto de equilibro entre ese fin y la dosificación de tiempo e información para que las actividades y exposiciones fluyan. Por este motivo, nos reunimos con el equipo de Sistema B en cuatro encuentros previos al evento y buscamos una agenda llevadera y dinámica enfocada en la experiencia de la gente.


Pensamos y debatimos sobre qué se quería lograr con cada actividad concreta y luego, definimos la agenda para el evento de manera conjunta. Para esta labor, tomamos unas pocas pero efectivas premisas de base: Encontrar un ritmo ágil en la agenda y acortar al máximo los tiempos de cada exposición. Habilitar espacios de networking diversos y significativos.



Como resultado, cada exposición se acotó a una duración máxima de 20 a 25 minutos. Los espacios participativos, en cambio, se articularon en bloques de más de una hora. De este modo, se dosificaron los bloques de escucha pasiva y se potenciaron los bloques de diálogo e interacción.


El primer bloque participativo se realizó a media mañana, posibilitando la continuación de estos diálogos y nuevos vínculos en el marco más descontracturado del almuerzo, y el segundo bloque participativo se realizó al final de la jornada, con el objetivo de que cada participante sintiera que su presencia y sus aportes habían sido la materia prima que dio sentido al todo de la jornada.


LA REFLEXIÓN Y LA BITÁCORA SE ALÍAN PARA FIJAR VIVENCIAS:


Si bien guardamos recuerdos valiosos de experiencias transformadoras, hay algo efímero que se escapa a toda rememoración. Las emociones, dudas y sensaciones no son iguales cuando se las vive y cuando se las recuerda. Adquieren también un nuevo carácter cuando se las procesa. Somos conscientes de que no podemos escapar a la inmediatez, pero también sabemos que contamos con elementos para atrapar, aunque sea, una pizca de esos intangibles que se nos escapan de las manos. Por esto, nos gusta insistir en la producción de un cuadernillo o bitácora que permita plasmar con trazos subjetivos nuestras ideas, pensamientos, miedos o momentos de inspiración.


También nos hemos enfrentado al inmovilizador síndrome de la hoja en blanco y sabemos lo difícil que es convertir vivencias en palabras, sin tener ninguna pauta previa. Para evitar la inmovilidad de las páginas en blanco, nuestras bitácoras siempre incluyen lineamientos amigables, guías informales, preguntas inesperadas o consignas con una única condición: la regla es que no hay reglas. Cada persona es libre de completar, escribir o ilustrar su bitácora como desee.


SI LAS CONVERSACIONES FRESCAS SUCEDEN EN UN CAFÉ, HAGAMOS DE NUESTRO EVENTO UNA CAFETERÍA:


La metodología World Cafe literalmente significa “Café del mundo”. Su particularidad es que intenta emular la calidez y la informalidad de una charla en una cafetería, habilitando procesos significativos de conversación entre grupos reducidos de personas. Estas conversaciones giran en torno a preguntas poderosas y tienen como objetivo generar ideas y acciones concretas e innovadoras. El efecto es siempre maravilloso, y mucho de eso tiene que ver con la premisa de que el diálogo entre grupos siempre excede a la suma de las partes. Luego de un tiempo determinado, las personas de un grupo se cambian a otro grupo, hasta terminar de abordar todas las preguntas propuestas.


En este momento, nuestro equipo tomó el micrófono y rápidamente deshizo la estructura binaria escenario-butacas. Invitamos a todas las personas a formar rondas de aproximadamente 10 personas. Les hicimos una pregunta para que respondieran en grupo y empezamos a contar el tiempo. Repetimos esto 2 veces más con nuevas preguntas y siempre invitando a la gente a que se reubique en otros grupos y renueve su red de contactos. La prueba de que las conversaciones funcionaron fue que cada vez que se acababa el tiempo, cada grupo quería continuar la charla y nos llevaba unos minutos volver al silencio para transmitir la siguiente pregunta. Algunas personas rotaron a otros grupos, otras permanecieron en su lugar, otras simplemente se ubicaron en un lugar distinto de la ronda, haciendo su propia versión de este Café del Mundo.


¿Conoces la metodología del Open Space? Junto al World Café, es una de nuestras dinámicas favoritas para generar eventos poderosos.


LA COHESIÓN Y LA ATENCIÓN, BIENES DE LUJO EN GRANDES EVENTOS:



Los eventos funcionan como oleadas de cohesión y dispersión. Las personas que asisten a un evento necesitan descansos y ratos libres para procesar la nueva información, conectarse con otras personas o simplemente respirar y renovar sus energías. El segmento dedicado al almuerzo es siempre un buen comodín para generar esta distensión. El desafío está en volver a encontrar esa cohesión de grupo para retomar las actividades sin que esto se perciba como un cambio abrupto o como una imposición.


El Día B se realizó en un predio con un jardín muy grande y el almuerzo tuvo lugar al aire libre. Hacía falta una dinámica que permitiera movilizar a la gente de manera rápida hacia el interior del predio y que, a su vez, funcionase como un “despertador” para poder retomar la jornada con atención. Aprovechamos este momento para introducir un juego muy conocido: piedra, papel o tijera. Lo novedoso no fue el juego en sí, sino la modalidad que elegimos.


Propusimos una competencia de piedra, papel o tijera, empezando por jugar con la persona que teníamos al lado y, a medida que alguien perdía, debía acompañar a la persona vencedora en busca de otras dos personas. Esta dinámica exponencial hizo que dos personas se convirtieran en cuatro, y cuatro en ocho. En muy pocos minutos, quedaron sólo dos personas finalistas, cada una con un séquito de personas alrededor, que habían perdido previamente y habían pasado a ser parte de la hinchada que arengaba a cada finalista.


OPEN SPACE 2.0: ESPACIOS PARTICIPATIVOS A MEDIDA


En la dinámica de “Open Space” o “Espacio Abierto”, grandes grupos de personas suelen definir una agenda de temas de manera colaborativa para luego debatir sobre estos temas en conversaciones simultáneas que se producen en un marco de tiempo determinado.

Para el Día B, pensamos en una versión híbrida de esta dinámica. Nuestro objetivo era generar conversaciones y queríamos articularlas alrededor de temas de interés para la comunidad. Como cada tema suponía la presencia de una persona referente con conocimientos y experiencias puntuales sobre su tema, generar una agenda colaborativa habría significado perder la posibilidad de contar con el aporte tan valioso de estas personas.


Formamos equipos, se convocó a las dos personas finalistas al escenario en el interior del predio, y la hinchada acompañó a cada una. Ante la expectativa de la contienda final, propusimos que cada finalista contase cuál era su propósito en el Día B y que, en lugar de seguir compitiendo, hiciéramos foco en la colaboración y la autogestión.


Las personas no sólo se despertaron rápidamente del “modo almuerzo”, sino que lo hicieron entre risas. Risas ante la experiencia lúdica en sí y ante la situación inesperada de retomar un juego de la infancia en un evento de trabajo.



Entonces, los temas de discusión se eligieron con antelación y pudimos contar con la presencia de referentes de Natura y Danone, entre otras empresas B. Los temas elegidos fueron:

  • La Empresa B: oportunidades y desafíos en el mercado

  • Nueva Economía en el mainstream

  • Acelerando el triple impacto desde la política pública

  • Iniciando el camino B

  • La persona como motor de cambio

  • Finanzas e inversión de impacto

  • Ciudades +B

  • La universidad como formadora de triple impacto


Adoptamos la lógica del “Open Space” para dotar a las conversaciones de un mayor dinamismo. Cada participante podía sumarse a tres rondas distintas y consecutivas, de 15 minutos cada una, aprovechando la presencia de especialistas en cada espacio. En las rondas, el rol de anfitrión estaba reservado para cada especialista, quien debía iniciar la conversación y cuidar el foco para llegar al resultado más fructífero posible. A su vez, las rondas suponían también una persona que actuase como acompañante, tomando nota de los principales temas y conclusiones de la conversación. Para lograr que las conversaciones se desplegaran en todo su esplendor, hicimos especial hincapié en algunas pautas:

  • Aprovechar la ley del movimiento para que cada persona sea parte de la conversación correcta. Si un tema no resultaba de interés, el camino correcto era acercarse a otra charla.

  • Usar la energía para compartir y no para convencer, generando una escucha responsable.

  • Regular el tiempo de participación para evitar monopolizar la conversación y dar lugar a otras voces.

  • Diseño y facilitación de eventos: Cómo abrir canales para vincularnos de forma genuina

  • Al finalizar el tiempo de conversación, se hizo una puesta en común de lo que se conversó en cada grupo para dar una visión integral del ejercicio. De este modo, se recapituló el debate, fijando las ideas compartidas y, además, aportando un resumen para quienes no participaron de algún tema.

  • Eventos luminosos arrojan resultados luminosos



La costumbre de asistir a eventos pasivos hace que eventos más novedosos como este sean una bocanada de aire fresco. Hubo muy buenas devoluciones por parte de las personas que asistieron al evento gracias al énfasis que hicimos en generar conversaciones reales. La comunidad B está en movimiento y este buen recibimiento nos ayudó a confirmar que se trata de una comunidad que se consolida y se potencia mediante la generación de nuevos lazos y vínculos poderosos.


En la era de la información, una de las pocas cosas que no se pueden googlear son las conexiones genuinas con personas de carne y hueso. Haber podido ser parte de este espacio de unión entre casi 500 personas interesadas en hacer de este mundo un lugar mejor fue una experiencia increíblemente nutritiva, tanto para cada asistente como también para nuestro equipo. Es por esto que seguimos apostando a generar conversaciones profundas y significativas que son el germen de grandes proyectos.


TESTIMONIO:

“Sistema B ya había experimentado con algunas dinámicas de conversación y su equipo estaba completamente abierto a propuestas innovadoras como la de Kubadili. Durante la planificación del evento, el equipo de Kubadili nos empujaba hacia extremos impensables para salir de nuestra zona de confort y encontrar un nuevo punto de equilibrio. Fue maravilloso ver cómo rompíamos estructuras, para después encontrar un punto medio mucho más fresco. Todo sucedió como nos dijeron que iba a suceder. Me enseñaron a confiar en la gente y a dejar que se auto-organicen a través de las consignas, dándoles la oportunidad de aportar y de ser sin restringir."
"El equipo de Kubadili aporta mucho más que facilitar eventos. Son gente maravillosa y son coherentes con lo que construyen. Aportan una nueva forma de pensar que no es para nada habitual. Nos muestran cómo confiar en una inteligencia colectiva, aportando nuevas miradas. Esto es algo que valoro mucho como productora de eventos porque lo puedo transferir y recomendar a más organizaciones.” reflexiona Marina Arias, productora del evento Día B

RESULTADOS EN NÚMEROS:

  • Se facilitaron 5 espacios de participación, de 3 horas de duración cada uno

  • Participaron en cada espacio entre 20 y 50 personas de diferentes organizaciones de todo el país. Ellas y ellos representaron a más de 100 organizaciones de diferentes sectores vinculados a temas ambientales: gobierno nacional y gobiernos provinciales, sociedad civil, universidades y sector privado.

  • Participaron 9 especialistas de Kubadili.

  • Se desarrollaron 3 capacitaciones de 4 horas cada una, para aproximadamente 25 agentes de diferentes organismos nacionales


Y tu, ¿estás listo para generar eventos innovadores y con propósito? ¡Déjanos acompañarte en su diseño para generar una experiencia colaborativa y participativa que potencie el trabajo de tu equipo u organización!


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