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Agilidad: el ingrediente necesario para la transformación organizacional en gobiernos y ONG

Si bien las metodologías ágiles se utilizan en el sector privado con mayor asiduidad, aún no vemos mucho del universo ágil en el sector público ni en el tercer sector. Desde Kubadili buscamos revertir esto, incrementando el alcance de este tipo de metodologías. Tal vez te preguntes por qué creemos que deberían utilizarse metodologías ágiles en gobiernos y ONG. Nuestra respuesta es simple: por las mismas razones que se las utiliza en empresas, es decir, para ampliar el marco de herramientas que nos ayudan a resolver problemas con mayor flexibilidad.


Las metodologías tradicionales pueden equipararse a una receta. Nos permiten seguir una serie de pasos en vistas de lograr un resultado determinado. Esto supone que los problemas a resolver son similares entre sí y que se les pueden aplicar soluciones estandarizadas. Desafortunadamente, este tipo de metodologías ya no comulga tan fácilmente con la complejidad de los desafíos con los que nos encontramos las organizaciones sociales y los gobiernos, especialmente en el contexto de América Latina. Las problemáticas a resolver en nuestra región rara vez nos ofrecen desafíos estandarizables. De hecho, sucede todo lo contrario: pueden caracterizarse con el acrónimo VUCA, Volatilidad, incertidumbre (Uncertainty en inglés), Complejidad y Ambigüedad.


Entonces, ¿cuál es el rol de la agilidad?


Precisamente, lo que las metodologías ágiles posibilitan es analizar el panorama con otra lente, sin perder de vista el contexto VUCA. En lugar de ofrecer un paso a paso, ofrecen una nueva forma de pensar y planificar, permitiéndonos encontrar “recetas” únicas y a medida de cada situación. Se trata de metodologías de gestión que convierten a los equipos en grupos de trabajo rápidamente adaptables al contexto y a las particularidades de cada proyecto, siempre haciendo énfasis en el trabajo colaborativo. Tal como dice Alan Cyment, nos gusta pensar las metodologías ágiles como una brújula que nos ayuda a transitar el terreno desconocido y de incertezas.


De todos los marcos de trabajo que nos ofrece la agilidad, podemos destacar tres metodologías principales:


· Lean: su nombre viene del inglés, significa literalmente “austero” o “magro” y tiene que ver con la idea de producir sin desperdiciar. Esta forma de trabajo surgió a partir del toyotismo. Taiichi Ohno, director de Toyota, impulsó esta modalidad basándose en la filosofía kaizen que es el concepto japonés equiparable a la mejora continua. Se propone generar el mayor valor utilizando la menor cantidad posible de recursos.

Todas las personas que forman parte de un proyecto tienen una responsabilidad asignada, responsabilidad que les da la autonomía de tomar decisiones vinculadas a sus tareas. Esto no sólo permite que la toma de decisiones sea más rápida al descentralizarse, sino que aporta motivación y sentido de pertenencia a cada persona involucrada.


· Kanban: esta metodología también es originaria de Japón. Significa “letrero” o sistema de tarjetas”. El Kanban permite visualizar los flujos de trabajo en un proyecto, ya que este sistema de información tiene en cuenta a todas las áreas involucradas en un proyecto determinado. Las tarjetas pueden equipararse a distintas tareas que deben llevarse a cabo para la concreción del proyecto y la visibilidad que otorga simplifica la comunicación entre quienes integran el equipo.


Este proceso de mejora incremental que apela a la flexibilidad y simplicidad. Evita que los esfuerzos se dupliquen y permite priorizar tareas sin perder de vista el todo.


· Scrum: literalmente significa “amontonamiento” y también tiene que ver con el desarrollo incremental a partir de iteraciones. El núcleo de esta metodología es que los equipos trabajen con ciclos cortos denominados sprints y que en cada uno de estos ciclos se realicen entregas parciales. De este modo, se evita el largo proceso tradicional de planificación que no permite encontrar potenciales fallas hasta muy avanzado el proceso productivo. Los equipos que trabajan utilizando la metodología de Scrum siguen una consigna clara: “si vamos a equivocarnos, hagámoslo cuanto antes y aprendamos de esas equivocaciones”.


Este tipo de metodologías no sólo nos entrenan para ser más flexibles, sino que las metodologías en sí también lo son. Si la metodología no resulta funcional, deja de tener sentido. Por este motivo, muchas de estas metodologías y herramientas tiene distintas versiones según las necesidades de los equipos que las utilizan. En su versión original o en su versión adaptada, este enfoque estratégico e innovador trae consigo una serie de beneficios:

  • Los costos se reducen al aprovecharse mejor los recursos.

  • El trabajo iterativo en ciclos permite descartar errores rápidamente y corregirlos al instante.

  • Se reducen los tiempos de entrega.

  • Los equipos adquieren mejores vínculos y logran un mayor nivel de compromiso con sus tareas.

  • Mejora la calidad del proyecto.

Ahora, hagamos un experimento mental. Te invitamos primero a pensar en todas las dificultades a las que se enfrenta tu organización. El segundo paso es extrapolar todos estos beneficios al proceso de desarrollo de modelos de sostenibilidad de tu organización u organismo público. Las piezas del rompecabezas se unen casi de una manera obvia.


Suena interesante, ¿no? Para más información sobre cómo podemos aplicar todas estas metodologías al trabajo de tu día a día, no dudes en contactarnos a info@kubadili.org

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