Tienes que planificar una reunión de muchas personas, y sabes que es importante que las ideas de todos sean escuchadas, pero necesitas que los debates se lleven a cabo de la manera organizada para lograr esto. Si esta es la situación a la que te enfrentas, la metodología del Open Space es, sin duda, una de las más efectivas.
La agenda colaborativa que diseñamos en el evento #AbreLatam18
¿Cómo funciona?
El Open Space funciona como un framework que permite ordenar, casi sin reglas, las conversaciones de grupos gigantes alrededor de una pregunta convocante.
El Open Space tiene el formato de una conferencia tradicional, con tracks en simultáneo y distintos slots horarios. En definitiva, se diseña una cuadrícula con sesiones y aquí es donde reside la particularidad de este método: la cuadrícula se encuentra vacía. Los asistentes al encuentro irán configurándola a partir de sus intereses, con ocasionales intervenciones de un facilitador. De esta forma, esa conferencia tradicional de la que partimos, se convierte en una desconferencia ágil.
Luego del armado de la agenda colectiva, los asistentes visitan sesiones, que pueden tener cualquier formato. Desde charlas abiertas a workshops interactivos. Como cierre del día, se vuelve a formar el círculo. A través de distintas actividades, elegidas por el facilitador según la ocasión, el grupo reflexionará y propondrá pasos a seguir. Open Space siempre resulta en grupos energizados, empoderados, alineados e increíblemente movilizados.
¿Por qué aplicarlo?
Un espacio abierto no funciona sin la cultura y la ética de trabajo adecuadas. Cuanto más ágiles sean los equipos que participan del espacio, mejores resultados se obtendrán.
Si el Open Space se realiza correctamente, veremos como los distintos grupos autoorganizados que participan de él no sólo pueden debatir cuestiones que les interesan realmente, sino que también llegarán a resultados concretos y acciones plausibles para efectivizar de cara al futuro.
Grandes empresas como Spotify, Facebook, Google y Amazon han utilizado estas metodologías creando un ambiente de trabajo más colaborativo y dinámico. Es importante que podamos traspasar todos estos beneficios al sector de las organizaciones sociales.
¿Cual es el rol del facilitador?
Ser facilitador en un evento con Open Space es una experiencia maravillosa pero muy compleja. Fundamentalmente, el facilitador del Open Space tiene que asentar las reglas del evento y de la desconferencia, y garantizar su cumplimiento a lo largo de la jornada. Pero además, tiene que ocuparse de otras cuestiones como la organización previa del evento, buscar un tema o una pregunta catalizadora para el armado de la agenda, asegurar un ambiente de confianza para que todos puedan expresar sus ideas de una manera libre y segura, asegurarse de tener todos los materiales (Post-It, afiches, kanban impresos, marcadores) ya que esta dinámica demanda una gran variedad de ellos, asegurarse de tener espacio disponible y que el mismo sea lo más aprovechado posible, entre otras cosas.
Si te resulta interesante esta metodología, pero no te encuentras muy seguro sobre como aplicarla, nosotros desde Kubadili tenemos todas las herramientas para ayudarte a facilitar esta dinámica en los eventos de tu organización. ¡No dudes en contactarnos!
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