La idea de un escenario cambiante ya no es un concepto abstracto. La irrupción drástica del COVID-19 en nuestra cotidianidad ha hecho que nos tengamos que replantear el modo en que trabajamos y nos vinculamos en el día a día, no sólo en el ámbito personal puertas adentro de nuestros hogares, sino también en el mundo profesional.
Es así como el trabajo remoto, algo que solo implementaban algunos equipos con inquietudes innovadoras, se ha vuelto la moneda corriente para que nuestra actividad laboral no se vea interrumpida. Equipos de trabajo de distintas áreas y disciplinas se enfrentan por primera vez a la virtualidad en el trato cotidiano laboral con todo lo que ello implica. ¿Cómo organizamos nuestro tiempo? ¿Qué herramientas podemos usar? ¿Cómo hacemos para que las dinámicas de nuestras reuniones sean efectivas y valoremos los esfuerzos hechos en cada encuentro?
Desde Kubadili queremos acercarles algunos consejos sencillos que pueden aplicar en sus organizaciones o equipos de gobierno a la hora de encarar esta nueva modalidad de trabajo.
El rol del check-in y del check-out en reuniones
Cuando llegamos a un espacio de trabajo presencial nos saludamos, intercambiamos información sobre nuestra vida cotidiana e, incluso, hacemos chistes con los que tenemos más confianza. Eso no tiene por qué ser abandonado en un encuentro virtual, todo lo contrario, recomendamos que ocurra. ¿Cómo? Así como cuando llegamos a un hotel o confirmamos un vuelo, en la reuniones también podemos hacer un check-in entre todos los participantes. Es un modo de avisar que llegamos, que estamos listos para la reunión y también nos sirve para entender la energía que manejamos y el contexto en el que se encuentra cada integrante del equipo. Hay que intentar no abandonar las instancias que se darían de forma presencial y replicarlas en el formato virtual. No se trata de que quien lidere esta reunión sea un payaso dentro del equipo sino que tenga la capacidad de entender las necesidades del grupo.
El check-in se estructura en base a tres preguntas: 1) ¿Qué circunstancias hacen relevante para mí y para el equipo este encuentro? 2) ¿Qué resultados quiero obtener al final de la reunión? ¿Por qué esos resultados son importantes para mí (o para nosotrxs)? 3) ¿Tengo alguna otra información significativa (profesional o personal) para compartir?
La primera pregunta hace referencia al contexto, a las circunstancias, nos invita a ponernos de acuerdo sobre por qué nos reunimos y en qué estamos trabajando. La segunda, implica que todos estemos de acuerdo en cuáles son los resultados que queremos obtener; si no estamos de acuerdo en algún momento esa situación nos va a pasar factura. Es fundamental consensuar objetivos para que todos sientan que ese tiempo que utilizaron fue útil y se llevan algo importante. La tercera implica que todos tengamos la misma información sobre lo que está pasando. Por ejemplo, si veo que a alguno de los participantes se les cierran los ojos durante la reunión y no sé que esa persona pasó una mala noche, puedo llegar a entender que esa persona se está aburriendo o no le interesa la información que se está intercambiando.
Estas preguntas preguntas nos parecen muy acordes y forman parte de un capítulo del libro “Metamanagement” de Fred Kofman. Recomendamos mucho su lectura.
Otra clave importante para el desarrollo de la reunión es que todos intervengan: es importante que todos hablen aunque sea una vez. Si los participantes no hablan en los primeros minutos de la reunión hay altísimas chances de que no lo hagan nunca. Por eso al comienzo de la reunión tenemos que disponer de un tiempo para que todos hablen, puede ser una ronda que le dé la voz a cada integrante del grupo. El check-in en ese sentido, nos permite marcar el tono de la conversación que vamos a mantener. ¿Qué clima queremos generar en el intercambio? Hacer preguntas distendidas ayuda a descontracturar el clima del inicio de la reunión. Si, por el contrario, el clima que debemos mantener es serio, seguramente la consigna que responda al check-in tenga un tono más serio.
Es conveniente que la instancia del check-in no se extienda demasiado. Salvo que el objetivo sea construir equipos, recomendamos que la instancia del check-in sea lo más corta y concreta posible. ¿Cuánto? Recomendamos probar con tomar entre el 5% y el 15% de la reunión.
La calidad de las conversaciones = La calidad de los vínculos = La calidad de los resultados.
Por su parte, el check-out sirve para repasar las acciones: si tomamos decisiones, si llegamos a acuerdos, hacer un repaso entre todos sobre aquello que vamos a hacer y quiénes se están llevando tareas para darle continuidad. También es un buen momento para celebrar aquello que hayamos conseguido en esa reunión. No siempre nos damos el tiempo para la celebración o el reconocimiento, por eso creemos importante también dedicarle tiempo a compartir los logros y el proceso que atravesó un equipo. Es un modo de cerrar una reunión. Para esto muchas veces es importante pedir feedback, que consta en una pequeña devolución para ver cómo se ha sentido el intercambio dentro de la conversación. Por ejemplo, un modo de pedir feedback puede ser: “esta reunión me sirvió para…” y que cada integrante complete la oración con lo que siente. El check-out es una instancia fundamental para chequear si el propósito de la reunión fue cumplido. Nos podemos preguntar: “vinimos a esto, ¿lo logramos?” y responderlo de manera colectiva.
El check-out también puede ser estructurado en base a tres preguntas (según Fred Kofman): - ¿Qué tareas me he comprometido hacer y para cuándo? - ¿Ha quedado algún temas importante para mí sin tratar? - ¿Cuál es mi reflexión final sobre la reunión en cuanto al resultado, la relación con las personas y mi estado de ánimo?
Las instancias de check-in y check-out toman especial relevancia en entornos virtuales. Es una técnica que se usa tanto en lo presencial como en lo virtual, pero hay instancias que se dan naturalmente en el entorno presencial que en el entorno virtual lo terminamos dando por hecho. A la reunión virtual llegamos en un contexto que muchas veces no es el del ámbito laboral y no tenemos intercambios informales con nuestros pares, algo que naturalmente se daría en un pasillo o en una sala de reuniones. En lo presencial, de cuerpo presente, recibimos a las personas con todos nuestros sentidos. Cuando el encuentro es virtual, hay algo de eso que se pierde. Si no nos hacemos explícitamente las preguntas “¿cómo estás?” o “¿de dónde venís?”, es información que nos perdemos. Estas instancias sirven para, genuinamente, conectarnos con nuestros equipos de trabajo.
El uso del tiempo
El uso que le damos al tiempo cuando practicamos el trabajo remoto es un punto que hay que revisar. Hay distintos tips y técnicas para ordenar nuestros horarios. La Técnica Pomodoro, por ejemplo, es un método para mejorar la administración del tiempo dedicado a una actividad. Su objetivo es dividir el tiempo en intervalos indivisibles, llamados pomodoros, de 25 minutos de actividad. Estos períodos de tiempo se continúan con 5 minutos de descanso y con pausas más largas cada cuatro pomodoros. ¿Para qué sirve? Para determinar ciclos cortos de trabajo que permitan hacer foco en nuestras tareas y desactivar el multitasking.
En ese sentido, y sobre todo en esta coyuntura, no proponerse realizar mucho más de lo que hacemos en un contexto “normal” es una buena idea. También encontrar un espacio de trabajo dentro de nuestra casa para poder diferenciarlo del ocio y de la vida extra laboral. O implementar una rutina que implique un corte entre estar en la cama y hacer otras actividades (como vestirnos, bañarnos, respetar los horarios y cortes para poder comer). Son instancias que nos posibilitan poder usar mejor nuestro tiempo tanto dentro como fuera del trabajo.
Herramientas colaborativas
Desde hace tiempo es recomendable que los archivos se compartan de manera abierta dentro de los equipos de trabajo. Para mejorar esa dinámica no hay nada mejor que trabajar en línea y guardar los documentos en la nube. Esto nos posibilita editar online y poder ir mejorando documentos, procesos y dinámicas. Muchas veces dos o más personas que trabajan en distintos aspectos (por ejemplo el diseño y el contenido de una presentación) pueden ir avanzando en paralelo en un mismo archivo, cada uno con su parte, generando una dinámica de trabajo más ágil y que invita a la iteración.
Otra herramienta útil en grupos numerosos puede servir Mentimeter. Es una herramienta lo suficientemente compleja que podemos reservar para generar consensos masivos en el momento o también para instancias más livianas como un check-in. Si somos pocas personas tal vez sea muchísimo mejor escucharnos. Es importante conocernos y escucharnos.
Para poder investigar nuevas herramientas y sus distintas funcionalidades, Wingu ha desarrollado un listado abierto y en constante crecimiento. Lo pueden chequear aquí.
Cada equipo es diferente: cuando logramos estar conectados con lo que está vivo entre nosotros las propuestas o intervenciones salen más comprometidas y propositivas. Desde Kubadili promovemos tener una verdadera y profunda intención de querer saber cómo están nuestros equipos y trabajar juntos para mejorar día a día. Por eso, queremos acompañarte en esta nueva coyuntura. Contactate con nosotros.
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